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39909开奖结果查询利用「看板」思维我用印象笔记完成了一份职场

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  看板管理,是丰田生产模式中的重要概念,它是指为了达到及时生产(JIT)方式控制现场生产流程的工具。在看板标示系统中通常会用塑料或纸张制作成卡片式的板,上面写着产品名称及数量,用来在系统中传递传递「何物,何时,生产多少数量,以何方式生产、搬运」等信息。看板式管理也因而得名。

  伴随着丰田的高速发展,丰田生产模式在被越来越多的人所熟知的同时,看板也被更多的人所知晓、掌握。如今,作为一种综合敏捷和精益的管理方法,看板早已越出了制造业的一隅,被人引用到了诸如 IT 开发等行业。越来越多的行业实践表明,看板这种管理方法是非常有效的。

  像 Trello 这样的一些工具已经在践行看板的理念了。借用这样的一些工具,我们可以用到我们的自我管理之中,用它来为我们的职场工作服务,进而提升我们日常工作的生产力。

  然而在使用的过程之中,你会发现 Trello 如果作为主力工具来使用的话,有时候会感到很单薄,尤其是在处理大段文字的时候。便签、看板,这些看板表示系统中的要素在日常中很容易找寻的到。比如很熟悉的工具——印象笔记推出了便签、新版的网页编辑器之后,这些工具与看板的工具有着诸多相似相通之处。这里我试着用看板的方法来完成一份「职场报告」。

  考虑到 windows 与 Mac 平台的差异,具体在操作的时候略有微差,但整体区别不大。

  就像实际工作中的那样,在往看板上张贴之前,我们要做的就是把内容写在便签纸(或其他载体)上。那么我们可以在把便签纸这件事放一放,实际上我们可以把准备工作分解为如下的步骤。

  这一部分对应到操作中其实就是我们为「撰写报告」这件事情建立一个单独的笔记本。将这个笔记本作为一个容器,来容纳后续的工作。在这里我把这个笔记本命名为「yxreport」。

  常规来讲,一份报告可以分解为背景、现状、目标、课题、解决方案、计划这样的 6 部分。在刚才建立的 yxreport 笔记本之中,以该六部分的名称分别创建 6 条笔记。这里暗含的就是一张卡片写一件任务。

  实际操作中可以根据实际情况进行取舍。在对任务进行分解的时候,一定确保相应的颗粒度一致。

  选中 6 条笔记,右键,将笔记设置为桌面便签。接下来就可以往对应的便签中写入资料了。

  对于电脑桌面上的这些便签,建议是设置成不同的颜色,便于管理,容易的区分出文章不同的部分。

  现实中的看板管理,是把一块块任务板贴在白板上或者墙上,这里我们也需要创造一个类似的环境。下面就是一个创造类似环境的过程。

  准备工作完成之后,回到客户端中,全选 6 条笔记,在右边的菜单中选择「创建一条目录笔记」。

  这一条的目录笔记就是我们进行进度控制的看板笔记,后续的操作将会依托这个笔记进行。在这里,我把它命名为「报告撰写看板」。

  在印象笔记的新版网页编辑器中打开刚才建好的这条笔记。在目录的下方点击「 + 」创建出一个如下图所示的表格。

  表格划分为「报告内容、资料收集、撰写、完成、整合」5 列,即看板的 5 条泳道。而在在横向上,他们组成了一个价值流——「报告内容→资料收集→撰写→完成→整合」。

  我们可以把相应的交报告的时间要求进行划分,在泳道上标示出来。(也就是看板管理中的度量生产周期。)

  接下来就是把表格上方的「背景」等 6 部分拖入最左边的泳道——「报告内容」之中。这样流程可视化的第一步就已经完成了。

  在看板管理中有一条叫做「限制 WIP(work in progress)」,即明确限制流程中每个状态上最多同时进行的任务数量。可以通过有序列表的形式,对每一条泳道中的项目进行自动的编号。这样一目了然的就可以看到关注的泳道中的数量。(这一点比现实中人工去数要好很多)

  在「看板上墙」之后,接下来的就是利用刚才搭建的看板对于整体的撰写进度进行把控了。开工写作,把首先要准备的「背景」拉入「资料收集」泳道里面。

  关于泳道中放置的任务,上文中有提到的「限制 WIP 」。在实际操作中,在一条泳道之中,通常我最多放置三项任务。

  便签排成一列放置在屏幕的左边,浏览器放置在右侧,搭配使用。相应部分的构思灵感、素材文字、图片素材都可以放置在便签里面里面。标签栏提供了一些基础的排版功能(因平台不同,Win 与 Mac 略有差异)可以对这些文字进行简单的处理。

  这里并不建议花费过多的时间在便签中素材的整理上,后面会提到更便捷的方法。再者,尽管便签的导航栏位置并没有显示相应的图片按钮,但是图片是可以粘贴进去的。

  在资料收集的差不多之后,回到浏览器中,回到「报告撰写看板」。将任务从「资料收集」中拉动到「撰写」之中。ctrl + 双击链接,打开相应的笔记。( Mac 为 cmd + 双击打开笔记链接。)

  在所有的任务都处于「完成」这一泳道的时候,就到了最终的阶段——报告整合。当我们把所有的任务拖到最后的泳道——「整合」之中的时候也就意味着前面的六部分使命的结束。

  打开印象笔记的客户端,选中背景、现状、目标、课题、解决方案、计划这六条笔记,39909开奖结果查询,执行合并操作。这样我们就会得到一条新的笔记。这条笔记通常是以排序在第一条的笔记名称命名的。

  合并之后,「 yxreport 」的笔记本内此时就变得很清爽了。因为只剩下两条笔记了,一条是刚才合并之后得到笔记,一条是「 报告撰写看板 」。

  在浏览器中,打开这条合并之后的笔记,借助于网页版编辑器的便利性,从整体上再一次对细节进行一下把控,细节部分进行一下微调。这样我们就可以得到最终的一份成型的报告了。

  在实际的操作中,很多时候流程执行到这里任务并没有终结。这个时候可以参照上述的步骤,在「整合」的后面适时地再增加相应的泳道,这样继续在后面的流程中进行管控,直到任务的结束。